キントーン（kintone）とは？業務管理アプリで外国人従業員の管理を効率化！
キントーン（kintone）とは？業務管理アプリで外国人従業員の管理を効率化！
キントーンは、業務アプリをノーコードで作成・運用できるクラウドサービスで、情報共有や業務改善を支援します。顧客情報や従業員情報を一元管理出来るので外国人雇用をしている会社にはとても利便性が高いアプリです。キントーンをカスタマイズして事務効率に役立てる事が出来ます。
1.キントーン（kintone）とは？
2.在留資格「特定技能」の従業員管理に最適
3.登録支援機関と連携して外国人支援を効率的に！
事務作業の負担軽減や効率化に最適
1.キントーン（kintone）とは？
キントーンアプリは、あなたの業務にぴったり合った「オリジナルの業務ツール」を、かんたんに作れる仕組みです。
「エクセルでは限界を感じてきた」「情報共有がうまくいかない」と感じたら、キントーンアプリがその課題を解決してくれます。
特に特定技能で外国人を雇用する場合、従業員管理が大変です。煩雑になりがちな事務作業改善に役立つので是非導入を検討してみましょう。
顧客情報や従業員情報を一元管理
顧客情報や従業員情報などを一つのクラウド上で一元管理できます。
顧客名、連絡先、対応履歴などをアプリで簡単に登録・共有できるため、情報の抜け漏れや属人化を防ぎ、スムーズな対応が可能になります。
また、従業員情報も、部署や役職、入退社状況などをリアルタイムで更新・管理でき、人事・総務業務の効率化にも役立ちます。
アクセス権限の設定により、情報の安全な運用も実現します。
「見える化」して管理・共有できる
キントーンは、業務データを「見える化」して管理・共有できるクラウドサービスです。
エクセルや紙に散らばっていた情報をアプリに集約し、誰がどの業務をどこまで進めているか、リアルタイムで確認できます。
グラフや一覧表示など視覚的にわかりやすい形式でデータを表示できるため、チーム全体の状況が把握しやすくなり、意思決定もスピーディーに。
情報共有のミスやタイムラグを防ぎ、業務の効率と精度が向上します。
自由に作れる業務システム
プログラミング不要で自由に作れる業務システムです。
ドラッグ＆ドロップで入力フォームを組み立てるだけで、営業管理、顧客対応、在庫管理など、さまざまな業務に合わせたアプリを簡単に作成できます。
現場の担当者が自分たちの業務に合ったシステムをすぐに作れるため、導入から運用までのスピードが速く、柔軟に改善も可能です。
変更も容易で、業務の変化に合わせて最適な形に進化させていけます。
2.在留資格「特定技能」の従業員管理に最適
在留資格「特定技能」を持つ外国人従業員の管理にも最適です。
氏名や在留カード情報、契約期間、支援記録などを一元管理でき、更新期限のアラート設定や、定期報告の進捗管理も可能。
法令対応の抜け漏れ防止に役立ち、受け入れ企業や登録支援機関の業務を効率化します。
日本語が苦手な従業員とのコミュニケーション履歴の共有にも活用できます。
雇用している外国人情報を一括管理
雇用している外国人従業員の情報を一括管理できます。
氏名、在留資格、在留期間、パスポート情報、所属部署、連絡先などを一つのアプリにまとめて登録でき、情報の更新や検索も簡単です。
さらに、在留資格や在留カードの有効期限に応じたアラート通知を設定することで、更新漏れを防止できます。
複数拠点や担当者での情報共有もリアルタイムで可能となり、外国人雇用に関わる管理業務の効率と正確性を大きく向上させます。
入国から就労状況を効率的に管理
キントーンを活用すれば、外国人従業員の入国から就労状況までを一貫して効率的に管理できます。
入国日や在留資格、配属先、就労開始日、支援記録、勤務実績などの情報を時系列で記録・確認でき、業務ごとにアプリを分けることで管理も分かりやすくなります。
担当者間での情報共有もリアルタイムで行えるため、手続きの抜け漏れや重複作業を防ぎ、受け入れ体制をスムーズに運用できます。支援機関や企業の管理業務に最適です。
雇用後の入管への届出作業も効率化
外国人従業員の雇用後に必要となる入管への届出作業も効率化できます。
雇用状況の変更や契約内容の更新、退職時の報告など、入管への提出が求められる情報をアプリ上で一元管理し、必要な情報をすぐに抽出できます。
定型の届出書類に合わせたカスタマイズも可能で、ミスや記入漏れを防止しながら、作業時間を大幅に短縮できます。
報告履歴も記録できるため、過去の対応状況を簡単に振り返ることもできます。
3.登録支援機関と連携して外国人支援を効率的に！
登録支援機関との情報共有や連携もスムーズに行えます。
支援記録、面談履歴、生活サポート状況などをリアルタイムで共有でき、二重管理や伝達ミスを防止。外国人従業員への支援状況を関係者全員で把握できるため、連携体制の強化と業務の効率化が実現します。
支援内容の履歴も一目で確認でき、報告書作成や監査対応にも役立ちます。
多岐に渡る必要書類を効率的に出力できる
外国人雇用に関わる多岐にわたる必要書類を効率的に出力できます。
在留資格申請用の情報、雇用契約書、支援計画、届出書類などをアプリに登録されたデータから自動で生成できるため、手書きや転記の手間を大幅に削減。
WordやPDF形式でのテンプレート出力にも対応しており、必要なフォーマットに合わせた書類作成が可能です。
データの整合性も保たれ、記入漏れや記載ミスを防止。業務の正確性とスピードが大きく向上します。
外国人社員の支援状況をリアルタイムで共有
外国人社員の支援状況をリアルタイムで共有できます。
生活支援、定期面談、相談内容、行政手続きの進捗など、支援に関する情報をアプリ上に記録・更新することで、関係者全員が常に最新の状況を把握できます。
登録支援機関や企業内の担当者間でスムーズに連携できるため、情報の行き違いや対応漏れを防止。
過去の対応履歴も時系列で確認できるため、継続的かつ適切な支援を行う体制づくりにも役立ちます。
不測の事態にも緊急で対応しやすい
従業員情報や支援状況がリアルタイムで更新・共有されるため、緊急時にも必要なデータを即座に取得可能。
例えば、従業員の体調不良やトラブル発生時には、関連情報を迅速に確認して適切な対応を取ることができます。
また、アラート機能を活用することで、期限切れや重要なアクションを見逃すことなく、事前に準備や対応を行うことができ、リスク管理が強化されます。
またもし会社が労働法に違反した場合15日以内に届出をしないと今後5年間外国人を雇用出来なくなるので緊急の対応は大変重要です。
事務作業の負担軽減や効率化に最適
事務作業の負担軽減や効率化に最適です。
データ入力や書類作成を自動化し、手作業を減らすことで、業務の時間短縮が可能になります。
情報の一元管理やリアルタイムでの共有により、ミスや重複作業を防ぎ、チーム全体の生産性が向上します。
従業員の負担が減る事が職場環境の改善につながる
従業員の負担が減ることで、職場環境の改善が進みます。キントーンを活用すれば、業務の効率化が実現し、手作業や重複作業が減少。
データ入力や書類作成の自動化により、従業員は本来の業務に集中できるようになります。
その結果、ストレスや残業が減り、仕事の満足度が向上。
さらに、情報の共有がスムーズになることでチームの連携も強化され、働きやすい職場作りに貢献します。職場全体の生産性とモチベーション向上にもつながります。