1.はじめに

キントーンはカスタマイズ性が高いので様々な用途に利用できます。

様々なファイル情報を一元管理する事によって業務を可視化する事が出来ます。

なぜ業務フローの見直しが必要なのか？

事務作業は情報が一元化出来ていないと煩雑になりがちです。

必要なファイルを見つけるだけで時間がかかっていては効率的ではありません。

マスターデータがあるだけで必要な情報へのアクセスが容易になります。

2.導入前の課題

誰が担当者なのか？
どこまで業務が進んでいるのか？
その業務をするのに必要な情報はなにか？

など、情報管理が煩雑だと何から手をつけていいかわかりません。

従来の業務フローにおける課題点

手作業だと入力漏れ、確認ミスがおこりがちです。

マスターデータと紐付けて情報を一元管理すると従来の手作業にかかっていた時間を大幅に削減出来ます。

3.キントーン導入のポイント

キントーンの最大の利点は各部門や他アプリとの連携がスムーズな事です。

それぞれで必要な情報をクラウド上から取得して業務を効率化出来ます。

また、必要な項目が増えたら、簡単に付け足せるので情報のアップデートに柔軟に対応出来ます。

キントーン導入で何を改善したか

案件を一元管理して情報を共有する事で何度も同じ情報を入力する手間が省けます。

リマインド通知で進捗状況の確認が出来るのでどこまで作業が進んでいるか把握しやすくなります。

4.導入後の業務フロー（具体例）

PrintCreatorをプラグインすると帳票や書類をPDF形式で自動生成できます。

Wordテンプレートを作成してレコードのデータを帳票に自動で差し込めるので自由なレイアウト設計で書類が作成出来ます。

見積書、請求書、申請書類、契約書などの作成が容易に出来ます。

キントーンを使った新しい業務フローの一例

キントーン上で作業した内容は他の人にも共有されるので業務管理がスムーズになります。

5.改善された効果・成果

データ連携で余計な入力の手間が省けるので書類を作る時間が大幅に削減。

必要な情報もキントーン上から取得出来るので部門間の連携がスムーズになった。

導入による効果・業務改善の実感

必要データは全てクラウド上に保存されているので、データ連携で書類作成もスムーズに進みます。

アプリ内に通知機能があるので不明点はその際確認出来る。

6. まとめ

キントーン導入は第一歩。次のステップへ

必要な項目を後から追加出来るので、少しずつ機能拡張出来ます。

最初に全て設計しなくても、後から必要な情報を随時更新する事が出来ます。

連携が必要なアプリもその都度追加できるので拡張機能が利用できます。