特定技能で外国人雇用する場合の届出（定期届出）
特定技能で外国人を雇用する場合、企業（受入れ機関）は出入国在留管理庁に対して3か月ごと（四半期ごと）に「定期届出」が義務付けられています。これらは、特定技能外国人の適正な受入れ・就労状況を確認するために行われるものです。初回の届出は就労開始から3か月経過した時点で提出が必要です。
1.主な定期届出の内容
2.外国人従業員の支援に関する届出
3.オンライン、または書面で提出
正確な届出を行うには従業員管理が大切
1.主な定期届出の内容
特定技能外国人の雇用状況を適切に管理するため、企業は3か月ごとに定期届出を行う必要があります。
届出内容には、勤務状況や報酬の詳細、日本語指導や生活支援の実施状況などが含まれ、外国人が安定して働ける環境が整っているかを確認するための重要な手続きです。
また届出は特定技能外国人1人につき行う必要があります。
受入れ状況に係る届出
受入れ状況に係る届出では、特定技能外国人の就労状況や生活状況について報告します。
具体的には、勤務日数・時間・業務内容・勤務場所・転居の有無などを記載し、適正に雇用されているかを確認する目的があります。
また、日本人と同等の労働条件であるか、雇用契約に変更がないかなどもチェックされます。
虚偽や未提出があると指導や罰則の対象となるため、正確かつ期限内に提出することが重要です。
日本語指導・生活支援の実施状況
日本語指導・生活支援の実施状況の届出では、特定技能外国人が日本で安心して働き、生活できるように行っている支援内容を報告します。
具体的には、日本語学習の機会提供、生活ルールの説明、病院や役所の手続きの支援、相談対応、通訳の有無などが含まれます。
これらの支援は、受入れ機関または登録支援機関が計画に基づいて実施する必要があり、内容や回数、実施方法を記載して適切に報告することが求められます。
給与明細等に基づく報酬額の届出
給与明細等に基づく報酬額の届出では、特定技能外国人が適正な賃金を受け取っているかを確認するため、実際の給与支払い状況を報告します。
具体的には、基本給・残業代・各種手当などを含む支給総額や控除項目、最終的な支給額を給与明細等に基づいて記載します。
また、日本人と同等以上の報酬水準であることが求められるため、比較対象や支給基準の説明も重要です。適切な報酬が確保されているかの審査材料となる重要な届出です。
転居や異動があったかどうかの届出
転居や異動があったかどうかの届出では、特定技能外国人の居住地や勤務先に変更があった場合、その内容を報告します。
具体的には、住所変更や勤務先の部署・勤務地の異動、業務内容の変更などが対象となります。これにより、出入国在留管理庁は外国人が許可された条件のもとで就労・生活しているかを確認します。
変更があったにもかかわらず報告を怠ると、法令違反となる可能性があるため、速やかかつ正確な届出が必要です。
本人の在留状況の確認
本人の在留状況の確認では、特定技能外国人が有効な在留資格を保持し、適法に滞在しているかを定期的に確認し、報告する必要があります。
具体的には、在留カードの写しや在留期限、資格外活動の有無などを確認し、届出書類とともに提出します。
これにより、受入れ機関が継続的に法令を遵守した雇用管理を行っているかを出入国在留管理庁が判断する重要な資料となります。
虚偽や未報告があると、今後の受入れに支障をきたす可能性があります。
2.外国人従業員の支援に関する届出
外国人従業員の支援に関する届出では、特定技能外国人が職場や地域で安心して生活・就労できるよう、実施した支援内容を報告します。
生活オリエンテーション、相談対応、通訳支援などの実施状況を記載します。
支援計画の実施状況
支援計画の実施状況の届出では、特定技能外国人に対して策定した支援計画が実際にどのように実施されたかを報告します。
具体的には、入国時の空港送迎、生活オリエンテーションの実施状況、役所や病院での手続き支援、相談窓口の設置、定期的な面談の実施状況などを記載します。
支援内容が計画通りに行われているか、また継続的なフォローがなされているかを確認することで、外国人が安定して働ける環境づくりに寄与します。
生活オリエンテーション
生活オリエンテーションは、特定技能外国人が日本での生活に円滑に適応できるように行う初期支援の一環です。
具体的には、ごみの分別方法、交通ルール、災害時の対応、公共交通機関の利用方法、マナーや地域社会のルールなど、日本で生活する上で必要な基本情報を母国語または理解可能な言語で説明します。
また、必要に応じて資料や映像教材を用い、理解を深める工夫も求められます。適切な実施は定着支援の重要な土台となります。
通訳支援、相談窓口の設置
通訳支援および相談窓口の設置は、特定技能外国人が言語の壁を越えて安心して働き、生活できるようにするための重要な支援です。
具体的には、業務上や生活上の困りごとを適切に伝えられるように、必要に応じて専門の通訳者を手配します。
また、外国人が気軽に相談できる専用の窓口を設け、労働環境や健康問題、生活上のトラブルなど多様な相談に対応します。
これにより早期解決を図り、職場の安定や定着を支援します。
3.オンライン、または書面で提出
届出は、出入国在留管理庁が提供する在留申請オンラインシステムを利用したオンライン提出、または従来の書面による提出が可能です。
オンライン提出は迅速かつ手軽に行え、書面提出も地域の出入国在留管理局で受け付けています。
提出を怠ると他の外国人の受入れに影響する可能性がある
定期届出の提出を怠ると、出入国在留管理庁からの信頼が損なわれ、今後の特定技能外国人の新規受入れや在留資格の更新審査に悪影響を及ぼす可能性があります。
具体的には、審査が厳格化されたり、追加の書類提出を求められたり、最悪の場合は受入れ許可の取り消しや停止措置が取られることもあります。
さらに、違反状況が悪質と判断されれば、罰金や行政指導、場合によっては刑事罰の対象となることもあり、適切な届出は、受入れ機関としての適正な管理能力を示す重要な要素であるため、遵守が求められます。
届出は正確かつ誠実な記載が必要
届出は、特定技能外国人の適正な受入れ管理を目的としているため、内容の正確性と誠実さが非常に重要です。
虚偽の記載や情報の隠蔽、不備があると、出入国在留管理庁から指導や改善命令を受けるだけでなく、信用失墜や法的なペナルティの対象となります。
正確な情報提供は、外国人の労働環境や生活支援の適切な実施状況を示すものであり、企業としての責任を果たすことにもつながります。
したがって、届け出時には事実確認を徹底し、誠実に記載することが求められます。
正確な届出を行うには従業員管理が大切
正確な届出を行うためには、特定技能外国人の勤務状況や支援内容を日々適切に管理することが重要です。
労働時間や給与、支援実施状況を詳細に把握し、記録を整備することで、誤りのない届出が可能となります。
これにより法令遵守と外国人の安心した就労環境の確保が実現します。
従業員管理にはキントーンがお勧め
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また、操作が簡単で多言語対応のアプリも作成可能なため、外国人本人や担当者間でのスムーズなコミュニケーションも実現し、正確な届出作成を支援します。
～外国人雇用から国際共生社会の実現を～
